Zum Fest hin gab es für den Vereinsring unendlich viel zu erledigen und organisieren.

 Die Arbeitsgruppe des Vereinsrings

Gemeinsam mit der evangelischen Kirchengemeinde Beedenkirchen wurde ein Vereinsring schon zur 975-Jahr-Feier aus der Taufe gehoben, der auch jetzt wieder aktiv wurde.

Zuständig für die Planung und Vorbereitung des Festes sind demnach alle beteiligten Vereine im Dorf (siehe Aufstellung).

Am 9. März wurde der hessische Ministerpräsident, Volker Bouffier, durch die Gemeinde zum Festakt empfangen. Dazu wurden auch die örtlichen Vereine zur Abendveranstaltung in der Traube eingeladen (siehe Einladung).